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Pourquoi une Charte de protection de vos données à caractère personnel ?

Votre vie privée est une priorité de WEP (ci-après (« WEP » ou « nous »)). A cet égard, nous nous engageons à respecter les données personnelles de nos Participants, prospects et utilisateurs en ligne (ci-après « vous »), de les traiter avec le plus grand soin et en assurer le meilleur niveau de protection conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après  « GDPR ») et à la loi nationale applicable en la matière.

La présente charte vous informe concernant :

  • Les données personnelles que nous recueillons sur vous et les raisons de cette collecte,
  • Les modalités d’utilisation de vos données personnelles,
  • Vos droits sur vos données personnelles et les moyens de les exercer. 

Date de la dernière modification : 31.05.2018. Vous trouverez ci-dessous la liste des versions archivées :


► Lexique des principaux termes légaux utilisés dans la présente Charte 
► Lexique des autres termes utilisés dans la présente Charte 

 

1/ Qui est responsable de l’utilisation de vos données dans le cadre de votre relation avec nos services ?

Les Responsables conjoints des Traitements de vos données personnelles décrits dans la présente Charte Vie Privée sont WEP International et WEP France ayant respectivement leur siège social, pour WEP International Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles (inscrite à la BCE sous le n° 0476.725.504) et pour WEP France, 12 quai Saint-Antoine, 69002 LYON (inscrite au Registre du Commerce sous le n° de SIRET 492 012 372 00032). La présente Charte Vie Privée reflète l’accord conclu entre eux en vue de faciliter l’exercice de vos droits. Toute question ou demande concernant le traitement de vos Données peut être adressée à l'adresse email suivante : dataprotection@wep.org. Vous pouvez exercer vos droits à l’égard de et contre chacun des co-responsables.

 

2/ Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles et sur quels fondements ?

Nous recueillons des données personnelles sur vous pour différentes raisons.

WEP recueille et utilise vos données personnelles pour fonctionner efficacement et vous fournir les meilleures expériences avec ses services.

Sachez également que nous ne pouvons recueillir et utiliser vos données personnelles que si cette utilisation se base sur un des fondements juridiques déterminé par le GDPR (par exemple, votre consentement ou l’exécution d’un contrat conclu avec nous).

Le tableau ci-dessous répertorie précisément les finalités d’utilisation de vos données personnelles par WEP et le fondement juridique correspondant.

Finalité de la collecte de vos données personnelles Fondement juridique au traitement de vos données personnelles

1/ La gestion des relations précontractuelles avec les clients potentiels

Nous traitons vos données personnelles afin de répondre aux demandes que vous nous adressez concernant votre participation à une séance d’information ; votre souhait de recevoir notre brochure d’information sur les différents programmes proposés par WEP; votre participation à un test de langue en ligne pour connaître votre niveau ; vos questions diverses envoyées par e-mail (notamment via le formulaire de contact sur notre site), courrier postal ou via le chat en ligne.

L’intérêt légitime de WEP de traiter les données à caractère personnel des clients potentiels  en vue de répondre aux demandes et attentes exprimées par eux. (Article 6.1).f. du GDPR).

2/ Marketing à l’égard de nos Clients et Prospects, à savoir :

  • l’envoi de lettres d’information (newsletters) à propos des différents programmes organisés par WEP ;
  • l’envoi de courriels électroniques personnalisés de relance suite aux démarches entreprises par un prospect ;
  • l’envoi de demandes de participations à des questionnaires d’évaluation.
WEP a un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel de ses Clients (notamment celles obtenues directement dans le cadre de la participation à l’un de nos programmes) en vue de les informer des autres programmes et activités qu’elle organise En application de l’article XII.13(1) du Code de droit économique et de l’Arrêté royal du 4 avril 2003, WEP traite après en avoir obtenu le consentement préalable, les données à caractère personnel relatives aux coordonnées électroniques  des Prospects en vue de les informer des autres programmes et activités qu’elle organise.

3/ Organisation de jeux concours

Les données des participants à un jeu-concours sont traitées par WEP dans le but d’assurer le bon déroulement du Concours, notamment pour entrer en contact avec les gagnants et leur remettre leur prix de manière efficace et rapide en cas de gain.

L’exécution d’un contrat conclu avec vous (article 6.1.b) du GDPR), en l’occurrence un contrat de participation à un jeu-concours.
4/ La publication de vos témoignages Votre consentement (article 6.1.a) du GDPR).
5/ Envoi de communiqués de presse L’intérêt légitime de WEP de traiter les données à caractère personnel des journalistes en vue de l’envoi et de la publication de communiqués de presse (Article 6.1).f. du GDPR).

6/ L'inscription / Pré-inscription

La procédure d’inscription est une étape préalable à votre participation à l’un de nos séjours/programmes. Nous traitons vos données personnelles afin de traiter votre demande.

L’exécution d’une mesure précontractuelle (article 6.1.b) du GDPR).

7/ Entretien d’orientation et entretien de sélection

Pour certains programmes, nous organisons des entretiens d’orientation et/ou de sélection dans le cadre desquels nous collectons vos données personnelles afin de nous assurer que le programme choisi vous convienne et corresponde à vos attentes. Nous nous assurons également que votre profil corresponde aux conditions de participation au programme choisi.

L’exécution d’une mesure précontractuelle (article 6.1.b) du GDPR).

8/ Organisation de votre séjour

Nous traitons vos données personnelles afin d’assurer la correcte organisation de votre séjour et bon déroulement du programme auquel vous avez souscrit (que vous décidiez d’étudier en école secondaire/ à l'université/partir en séjour linguistique/vivre une immersion en famille sans cours/faire du volontariat/trouver un job-stage-au pair/faire le tour du monde/partir en groupe).            

L’exécution d’un contrat conclu avec vous (article 6.1.b) du GDPR), en l’occurrence un contrat de participation à un séjour Votre consentement explicite en ce qui concerne le traitement de vos données sensibles au sens de l’article 9 du GDPR (par exemple : vos données de santé,vos convictions religieuses, vos opinions politiques, orientation sexuelle, etc. (article 6.1.a) et 9.2.a) du GDPR)).

9/ Suivi et assistance

Nous traitons vos données personnelles afin d’assurer votre suivi et le cas échéant, vous fournir une aide et assistance en cas de besoin durant votre séjour.

L’exécution d’un contrat conclu avec vous (article 6.1.b) du GDPR), en l’occurrence un contrat de participation à un séjour Votre consentement explicite en ce qui concerne le traitement de vos données de santé et de vos données révélant vos convictions religieuses (article 6.1.a) et 9.2.a) du GDPR).

10/ Recrutement des familles d'accueil

Lorsque vous nous soumettez une demande afin de devenir famille d’accueil nous traitons vos données personnelles en vue d’apprécier votre demande.

L’exécution d’une mesure précontractuelle (article 6.1.b) du GDPR) Votre consentement explicite en ce qui concerne le traitement de vos données de santé et de vos données révélant vos convictions religieuses (article 6.1.a) et 9.2.a) du GDPR).

11/ Gestion des relations avec les familles d'accueil

Une fois désigné famille d’accueil, nous traiterons vos données personnelles afin de gérer les relations entre Nous, Vous et l’étudiant.

L’exécution d’un contrat conclu avec vous (Article 6.1.b) du GDPR) Votre consentement explicite en ce qui concerne le traitement de vos données de santé et de vos données révélant vos convictions religieuses (article 6.1.a) et 9.2.a) du GDPR).
12/ Évaluation de nos services L’intérêt légitime de WEP de traiter les données à caractère personnel de ses Clients afin de mesurer leur degré de satisfaction en vue d’améliorer les services proposés (Article 6.1).f. du GDPR).

13/ Statistiques

Par «fins statistiques», on entend toute opération de collecte et de traitement de données à caractère personnel nécessaires pour des enquêtes statistiques ou la production de résultats statistiques. Ces résultats statistiques peuvent en outre être utilisés à différentes fins, notamment à des fins d’amélioration de nos programmes et séjours. Les fins statistiques impliquent que le résultat du traitement à des fins statistiques ne permette aucune identification des personnes dont les informations ont été utilisées.

L’intérêt légitime de WEP de traiter les données à caractère personnel de ses Clients afin d’améliorer les services proposés et d’avoir une meilleure compréhension des publics cibles (Article 6.1).f. du GDPR).
14/ Gestion des litiges

L’intérêt légitime de WEP de traiter les données à caractère personnel en vue de la défense de ses intérêts notamment mais pas exclusivement dans le cadre de contestation ou d’action en justice (Article 6.1).f. du GDPR).

 

3/ Quelles données personnelles recueillons-nous sur vous ? 

Sachez également que nous ne pouvons recueillir et utiliser vos données personnelles que si cette utilisation se base sur un des fondements juridiques déterminé par le GDPR (par exemple, votre consentement ou l’exécution d’un contrat conclu avec nous).

Le tableau ci-dessous répertorie précisément les finalités d’utilisation de vos données personnelles par WEP et le fondement juridique correspondant.

Finalité de la collecte Données à caractère personnel collectées Collecte directe ou indirecte de vos données personnelles
1/ La gestion des relations précontractuelles avec les clients potentiels Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone, langue) Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous
2/ Marketing
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Données d’identification électronique (adresse IP, cookies, relevé des connexions)
  • Caractéristiques démographiques (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous ou de manière indirecte via un tiers auquel vous avez donné l’autorisation de transmettre vos données à WEP
3/ Organisation de jeux-concours Données d’identification personnelles (Nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone) Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous
4/ La publication de vos témoignages
  • Données d’identification personnelles (le prénom)
  • Données contenues dans votre témoignage (type de séjour, destination, durée, période, etc.)
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous
5/ Envoi de communiqués de presse Données d’identification personnelles (nom, prénom, société, fonction, fax, adresse postale (optionnelle), adresse-mail, numéro de téléphone) Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous ou obtenues via le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez
6/ L'inscription
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Caractéristiques démographiques (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)
  • Données relatives au choix du programme/séjour
  • Autres données personnelles (profession des parents, etc.)
  • Données sensibles au sens de l’article 9 du GDPR dont la protection légale est renforcée à savoir des données de santé (données de santé relatives à l’existence d’allergie, d’un traitement/suivi médical particulier, d’un régime particulier, etc.)
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous
7/ Entretien d'orientation et entretien de sélection
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Données psychologiques
  • Champs libres et zones de commentaires
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous
8/ Organisation de votre séjour
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Caractéristiques démographiques (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)
  • Données relatives au séjour/programme suivi (date de départ/d’arrivée/ de retour, type de programme, hébergement)
  • Données sensibles au sens de l’article 9 du GDPR dont la protection légale est renforcée à savoir des données de santé (données relatives à l’existence d’allergie, d’un traitement/suivi médical particulier, d’un régime particulier, etc.)
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous
9/ Suivi et assistance
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Caractéristiques démographiques (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)
  • Données relatives au séjour/programme suivi (date de départ/d’arrivée/ de retour, type de programme, hébergement)
  • Données sensibles au sens de l’article 9 du GDPR dont la protection légale est renforcée à savoir des données de santé (données relatives à l’existence d’allergie, d’un traitement/suivi médical particulier, d’un régime particulier, etc.)
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous ou reçues de nos partenaires
10/ Recrutement des familles d'accueil (en Belgique)
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Données relatives aux bonnes moeurs
  • Caractéristiques démographiques (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)
  • Données contenues dans le questionnaire et la lettre présentant votre famille qui est communiquée à l’étudiant qui séjournera ou séjournant chez vous (motivations, description de votre maison, des membres de votre famille, d’une journée type, etc.)
  • Hobbies/Profession
  • Données relatives aux animaux domestiques le cas échéant
  • Règles de base de votre foyer (couvre-feu, responsabilités et tâches, attentes, etc.)
  • Vos données sensibles au sens de l’article 9 du GDPR (par exemple : vos données de santé, vos convictions religieuses, vos opinions politiques, orientation sexuelle, etc).
  • Photos illustrant votre famille, vos amis, votre maison, la chambre de l’étudiant ainsi que les activités que vous pratiquez afin d’introduire votre foyer auprès de l’étudiant
 
11/ Gestion des relations avec les familles d'accueil
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Données relatives aux bonnes moeurs
  • Caractéristiques démographiques (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)
  • Données contenues dans la lettre présentant votre famille qui est communiquée à l’étudiant séjournant chez vous (motivations, description de votre maison, des membres de votre famille, d’une journée type, etc.)
  • Hobbies/Profession
  • Données sensibles au sens de l’article 9 du GDPR dont la protection légale est renforcée à savoir des données de santé (données relatives à l’existence d’allergie, d’un traitement/suivi médical particulier, d’un régime particulier, etc.)
  • Données relatives aux animaux domestiques le cas échéant
  • Règles de base de votre foyer (couvre-feu, responsabilités et tâches, attentes, etc.)
  • Vos données sensibles au sens de l’article 9 du GDPR (par exemple : vos données de santé,vos convictions religieuses, vos opinions politiques, orientation sexuelle, etc.)
  • Photos illustrant votre famille, vos amis, votre maison, la chambre de l’étudiant ainsi que les activités que vous pratiquez afin d’introduire votre foyer auprès de l’étudiant
 
12/ Évaluation
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Données relatives au séjour/programme suivi (date de départ/d’arrivée/ de retour, type de programme, hébergement)
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous

13/ Statistiques 

Par «fins statistiques», on entend toute opération de collecte et de traitement de données à caractère personnel nécessaires pour des enquêtes statistiques ou la production de résultats statistiques. Ces résultats statistiques peuvent en outre être utilisés à différentes fins, notamment à des fins d’amélioration de nos programmes et séjours. Les fins statistiques impliquent que le résultat du traitement à des fins statistiques ne permette aucune identification des personnes dont les informations ont été utilisées

  • Données d’identification personnelles
  • Caractéristiques démographiques
  • Données relatives au séjour/programme suivi
  • Données relatives aux animaux domestiques le cas échéant
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous
14/ Gestion des litiges
  • Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse postale, adresse-mail, numéro de téléphone)
  • Caractéristiques démographiques (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)
  • Données relatives au séjour/programme suivi (date de départ/d’arrivée/ de retour, type de programme, hébergement)
  • Vos données sensibles au sens de l’article 9 du GDPR (par exemple : vos données de santé, vos convictions religieuses, vos opinions politiques, orientation sexuelle, etc.)
  • Données relatives aux bonnes moeursDonnées relatives aux animaux domestiques le cas échéant
  • Règles de base de votre foyer (couvre-feu, responsabilités et tâches, attentes, etc.)
Dans le cadre de cette finalité, les données sont collectées directement auprès de vous ou collectées auprès de nos partenaires

 

4/ Avec qui partageons-nous vos données personnelles ? 

Dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager vos données personnelles. Bien évidemment, nous le faisons toujours de manière à garantir une protection optimale de vos données personnelles.

► Partage de vos données personnelles avec nos prestataires de services / partenaires et/ou sous-traitants

Nos prestataires de services, partenaires et/ou sous-traitants peuvent avoir accès à vos données personnelles pour les opérations de traitement qu'ils réalisent. Vous trouverez ci-dessous la liste des sous-traitants à qui nous partageons vos données, leur lieu d’implantation et la raison du partage.

Prestataires de services, partenaires et/ou sous-traitants concernés par le partage de vos données personnelles Lieu d'implantation des prestataires de services, partenaires et/ou sous-traitants Raison du partage de vos données personnelles
Expert IT Belgique

Éditeur et développeur du site web.

Maintenance de l’infrastructure et des systèmes et maintenance applicative

Media&More Italie Plateforme utilisée dans le cadre des programmes scolaires
Online.net France Hébergement du site web
Deluxe Small Business Sales

Etats-Unis

Cette société se situe hors de l’EE. Pour plus d’informations, cliquez ici

Email Marketing (VerticalResponse)
Zendesk, Inc.

Etats-Unis 

Cette société se situe hors de l’EE. Pour plus d’informations, cliquez ici

Chat en ligne (Zopim)
Formstack

Etats-Unis 

Cette société se situe hors de l’EE. Pour plus d’informations, cliquez ici

Solution formulaire
Altissia Belgique Plateforme tests de langues
Facebook Lead

Etats-Unis 

Cette société se situe hors de l’EE. Pour plus d’informations, cliquez ici.

Publicités à formulaire
Local rep/psy Belgique WEP fait appel à des psychologues ou représentants locaux pour procéder aux entretiens d’orientation et de sélection (cf. point 2).
Nos partenaires

Dans l’UE ou hors UE (*)

(*) Le partenaire varie en fonction du choix de séjour et de destination, ses coordonnées seront reprises dans le document de voyage transmis avant le départ du participant.

WEP fait appel à des partenaires pouvant intervenir en vue de co-organiser ou de faciliter notre activité dans le cadre de l’organisation des différents programmes.

 

Avec des autorités publiques, en réponse à des demandes légales, y compris pour répondre aux exigences de la sécurité nationale ou de l’application de la loi.

Dans le cadre d'une transaction, telles qu’une fusion, acquisition, consolidation ou une vente d'actifs, nous pourrions être amenés à partager vos données personnelles avec les acheteurs ou vendeurs. 

 

4 bis/ Exploitons-nous vos données personnelles ? 

Nous ne partageons pas vos données avec des partenaires commerciaux qui souhaiteraient vous proposer des produits et des services. 

 

5/ Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

WEP a déterminé des règles précises concernant la durée de conservation de vos données à caractère personnel. Cette durée varie selon les différents objectifs et doit tenir compte des éventuelles obligations légales à conserver certaines de vos données.

Cliquez sur ce lien pour en savoir plus

 

6/ Quels sont les droits dont vous disposez sur vos données personnelles et comment pouvez-vous les exercer ? 

Nous souhaitons vous informer de la manière la plus claire possible des droits dont vous disposez sur vos données personnelles. Nous souhaitons également vous permettre d’exercer d’une manière simple ces droits. 

Vous trouverez ci-après un récapitulatif de vos droits avec une description sur la manière de les exercer.

► Le droit d'accès

Vous pouvez nous demander d’accéder à l’ensemble des informations suivantes concernant :

  • Les catégories de données personnelles que nous recueillons sur vous,
  • Les raisons pour lesquelles nous les utilisons,
  • Les catégories de personnes auxquels vos données personnelles ont été ou seront communiquées et en particulier les personnes qui se situent en dehors de l’Europe,
  • La durée de conservation de vos données personnelles dans nos systèmes,
  • Votre droit de nous demander de corriger, d’effacer vos données personnelles ou de limiter l’utilisation que nous faisons sur vos données personnelles et du droit de vous opposer à cette utilisation,
  • Votre droit d’introduire une plainte auprès d’une protection européenne de protection des données,
  • Des informations concernant leur source lorsque nous n’avons pas recueilli vos données personnelles directement auprès de vous, 
  • La manière dont vos données personnelles sont protégées lorsque celles-ci sont transférées vers des pays hors de l’Europe.

• Comment exercer votre droit d'accès ? 

Pour cela, veuillez simplement nous contacter par e-mail à l’adresse dataprotection@wep.org, avec pour objet « droit d’accès : données personnelles », et nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une copie du recto de votre carte d’identité ainsi qu’une brève description des informations auxquelles vous voulez accéder. Sauf autre indication de votre part, vous recevrez gratuitement les informations demandées dans un format électronique dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies.

Si vous ne parvenez pas à accéder à vos informations par e-mail, vous pouvez nous adresser votre demande par courrier postal à l’adresse indiquée ci-dessous :

Rue Neck, 24, 1081 Bruxelles, Belgique

En cas de  demande écrite, celle-ci devra être signée et accompagnée de la copie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où WEP recevrait un nombre de demandes trop importantes.

► Le droit de rectification

Vous pouvez demander à WEP de corriger et/ou de mettre à jour vos données personnelles.

• Comment exercer votre droit de rectification ?

Il vous suffit simplement de nous adresser  un email à l’adresse dataprotection@wep.org en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « droit de rectification : données personnelles » ainsi qu’une copie du recto de votre carte d’identité.

N’oubliez pas également d’indiquer dans le corps de votre e-mail la raison de celui-ci : la rectification d’une information inexacte, et l’information à modifier, avec le cas échéant, si vous en disposez, d’une preuve de l’information correcte.

Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles, Belgique. Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la copie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où WEP recevrait un nombre de demandes trop importantes.

► Le droit à l’effacement

Vous pouvez également nous contacter à tout instant pour nous demander de supprimer les données personnelles que nous traitons sur vous, si vous vous trouvez dans l’un des cas suivants :

  • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des raisons pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière;
  • Vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé un traitement de vos données personnelles effectué par WEP;
  • Pour une raison qui vous est propre, vous considérez qu’un des traitements poursuivi porte atteinte à votre vie privée et vous cause un dommage excessif ;
  • Vous ne souhaitez plus recevoir de sollicitations commerciales de notre part;
  • Vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au RGPD et à la loi nationale applicable en la matière;
  • Vos données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit national auquel WEP est soumis;
  • Vos données personnelles ont été collectées dans le cadre de l'offre d’un site internet adressé aux enfants.

• Comment exercer votre droit à l'effacement ?

Il vous suffit d’adresser un email à l’adresse dataprotection@wep.org en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « droit à l’effacement : données personnelles » et de nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une copie du recto de votre carte d’identité. N’oubliez pas également d’indiquer dans le corps de votre email la raison de celui (par exemple, l’effacement de vos données lorsque vous avez retiré votre consentement (sur lequel le traitement est fondé).

Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles, Belgique. Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où WEP  recevrait un nombre de demandes trop importantes.

Toutefois, il se peut que nous ne puissions pas faire droit à votre demande de droit à l’oubli. En effet, il faut de garder à l’esprit que ce droit n’est pas absolu. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou des motifs d’intérêt public importants.

► Le droit à l’oubli numérique 

Il se peut que notre site internet contienne des données personnelles vous concernant. Si vous ne souhaitez plus qu’elles y apparaissent, vous pouvez nous demander de les supprimer si vous vous trouvez dans l’un des cas suivants :

  • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des raisons pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ;
  • Vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé un traitement de vos données personnelles effectué par WEP;
  • Pour une raison qui vous est propre, vous considérez qu’un des traitements poursuivi porte atteinte à votre vie privée et vous cause un dommage excessif ;
  • Vous ne souhaitez plus recevoir de sollicitations commerciales de notre part;
  • Vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au RGPD et à la loi nationale applicable en la matière;
  • Vos données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit national auquel WEP est soumis ;
  • Vos données personnelles ont été collectées dans le cadre de l'offre d’un site internet adressé aux enfants. Nous sommes  également tenues de prendre des mesures raisonnables pour informer les autres entreprises (responsables du traitement) qui traitent les données personnelles pour lesquelles vous avez demandé la suppression de tout lien vers celles-ci, ou de toute copie de celles-ci.

• Comment exercer votre droit à l’oubli ? 

Pour faire supprimer une information vous concernant sur notre site internet, il vous suffit d’adresser un email à l’adresse dataprotection@wep.org en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « droit à l’oubli numérique : données personnelles » et de nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une copie du recto de votre carte d’identité. N’oubliez pas également d’indiquer dans le corps de votre email la raison de votre demande, en expliquant par exemple, ainsi que l’adresse (URL) précise de la page concernée.

Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles, Belgique. Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où WEP recevrait un nombre de demandes trop importantes.

Toutefois, il se peut que nous puissions pas faire droit à votre demande de droit à l’oubli. En effet, il faut de garder à l’esprit que ce droit n’est pas absolu. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou des motifs d’intérêt public importants.

► Le droit d'opposition 

  • Vous pouvez vous opposer à l'usage de vos données personnelles à des fins de sollicitations commerciales, et en particulier, des actions publicitaires.
  • Vous avez le droit de vous opposer à ce que nous traitions vos données personnelles si pour une raison qui vous est propre, vous considérez qu’un des traitements poursuivi porte atteinte à votre vie privée et vous cause un dommage excessif.

Vous ne pouvez en aucun cas nous empêcher de traiter vos données :

  • Si le traitement est nécessaire pour la conclusion ou l’exécution de votre contrat.
  • Si le traitement a été imposé par la loi ou un règlement. C'est notamment le cas lorsque vous déménagez vers une autre commune ;
  • Si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

• Comment exercer votre droit d'opposition ? 

Il vous suffit d’adresser un email à l’adresse dataprotection@wep.org en indiquant dans l’objet « droit d'opposition : données personnelles  » et de nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une  copie du recto de votre carte d’identité.

Il est important d’indiquer les raisons qui motivent votre demande d’opposition.

Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles, Belgique.  Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse.

WEP dispose d'un délai de deux mois pour répondre à votre demande d'opposition. Si votre demande est imprécise ou ne comporte pas tous les éléments nous permettant de procéder aux opérations demandées, nous vous inviterons dans ce délai à nous les fournir.

Toutefois, il se peut que nous puissions faire droit à votre demande. Bien sûr, dans ce cas nous nous assurerons de vous apporter une réponse la plus claire possible.

Par ailleurs, les e-mails ou lettres d’information qui vous seront éventuellement transmis indiqueront un lien sur lequel vous pourrez cliquer de façon à ne plus recevoir d’informations promotionnelles de notre part.

► Le droit à la portabilité

Ce droit vous offre la possibilité de maîtriser plus facilement vous-même vos données personnelles et plus précisément :

  • de récupérer vos données personnelles qui sont traitées par nous, pour votre usage personnel, et de les stocker sur un appareil ou un cloud privé par exemple.
  • de transférer vos données personnelles depuis chez nous vers une autre société, soit par vous, soit directement par nous, sous réserve que ce transfert direct soit « techniquement possible ».

Ce droit vise tant vos données déclarées activement et consciemment telles que vos données fournies pour créer votre compte en ligne (ex. adresse électronique, nom d’utilisateur, âge) que les informations collectées par WEP.

À l’inverse, les données personnelles qui sont dérivées, calculées ou inférées à partir des données que vous avez fournies, par exemple le résultat d’une appréciation relative à votre santé, sont exclues du droit à la portabilité car créées par WEP.

• Comment exercer votre droit à la portabilité ?

Il vous suffit d’adresser un email à l’adresse dataprotection@wep.org en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « droit à la portabilité : données personnelles » et de nous transmettre en pièce-jointe de votre e-mail une copie du recto de votre carte d’identité. N’oubliez pas de préciser dans votre email les fichiers concernés et le type de demande (restitution des données et/ou transfert à un nouveau prestataire).

Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles Belgique.  Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la photocopie de votre  carte. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où WEP recevrait un nombre de demandes trop importantes.

Toutefois, vous devez savoir que WEP est en droit de refuser votre demande de portabilité. En effet, ce droit s’applique seulement aux données personnelles fondées sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat conclu avec vous (pour connaître précisément les données personnelles qui peuvent faire l’objet du droit à la portabilité : cliquez sur la partie finalités et fondements). De même ce droit ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.

► Le droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de nous demander la limitation du traitement de vos données, c’est-à-dire le marquage (par exemple, un déplacement temporaire de vos données vers un autre système de traitement ou un verrouillage de vos données les rendant inaccessibles) de vos données personnelles enregistrées, en vue de limiter leur traitement futur. Vous pouvez exercer ce droit lorsque :

  • l’exactitude des données en question est contestée ;
  • vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au RGPD et à la loi nationale applicable en la matière;
  • les données ne sont plus nécessaires pour atteindre les finalités initialement prévues mais ne peuvent pas encore être supprimées pour des raisons juridiques (notamment pour la constatation, l'exercice ou la défense de vos droits en justice) ;
  • la décision relative à votre opposition au traitement est en cours.

En cas de limitation du traitement, vos données personnelles ne feront plus l’objet d’un quelconque traitement sans votre accord préalable, à l’exception de leur conservation (stockage).

Vos données personnelles pourront néanmoins encore être traitées pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne morale ou physique, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public dans l’Union ou l’État membre.

En cas de limitation du traitement de certaines de vos données personnelles, nous vous tiendrons informé du moment auquel la mesure sera levée.

• Comment exercer votre droit à la limitation ? 

Pour cela, il vous suffit de nous adresser un email à l’adresse dataprotection@wep.org en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « droit à la limitation : données personnelles » ainsi qu’une copie du recto de votre carte d’identité. N’oubliez pas également d’indiquer dans le corps de votre e-mail la raison et l’objet de celui-ci.

Vous pouvez également exercer ce droit en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles Belgique.

Votre demande écrite devra être signée et accompagnée de la copie du recto de votre carte d’identité. La demande devra préciser l'adresse à laquelle devra parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’1 mois suivant la réception de la demande, 2 mois en cas de demande nécessitant des recherches approfondies ou dans le cas où WEP recevrait un nombre de demandes trop importantes.

 

7/ Vos données personnelles sont-elles transmises à l’étranger ? 

► Transfert de données au sein de l’Europe 

Pour les nécessités de certains traitements, certaines données sont transférées en Europe (cf. point 4.1).

Au sein de l’Espace Economique Européen (28 Etats-membres de l’UE - Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie,  Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Slovénie, Slovaquie, Suède - Islande, Norvège, Liechtenstein), sachez que les données personnelles bénéficient du même niveau de protection.

► Transferts de données hors de l’Europe 

Vous devez savoir que la protection de la vie privée et les règles permettant aux autorités d'accéder à vos données personnelles dans ces pays ne sont pas forcément équivalentes à celles de l’Europe.

Afin de vous assurer un haut niveau d’exigence en matière de protection des données et de vie privée, nous imposons ou ne faisons appel qu’à des prestataires de services, partenaires et sous-traitants présentant des garanties techniques et juridiques suffisantes.

Le tableau ci-dessous détaille les modalités de transfert de vos données personnelles hors de l’Europe.

Catégories de destinataires Nom de la société Lieu d’implantation de la société Raison du transfert Garantie juridique encadrant ce transfert
Sous-traitant Deluxe Small Business Sales Etats-Unis Email Marketing Deluxe Small Business Sales, Inc. a adhéré et respecte les principes Privacy Shield. Il s’agit d’un mécanisme d’auto-certification pour les entreprises établies aux États-Unis qui a été reconnu par la Commission européenne comme offrant une garantie juridique pour le transfert de données personnelles par une entité européenne vers  des entreprises établies aux États-Unis. Pour en plus savoir plus sur le Privacy Shield, cliquez ici
Sous-traitant Zendesk, Inc. Etats-Unis Chat en ligne (Zopim) Zendesk, Inc. a adhéré et respecte les principes Privacy Shield. Il s’agit d’un mécanisme d’auto-certification pour les entreprises établies aux États-Unis qui a été reconnu par la Commission européenne comme offrant une garantie juridique pour le transfert de données personnelles par une entité européenne vers  des entreprises établies aux États-Unis. Pour en plus savoir plus sur le Privacy Shield, cliquez ici
Sous-traitant Formstack Etats-Unis Solution formulaire Formstack a adhéré et respecte les principes Privacy Shield. Il s’agit d’un mécanisme d’auto-certification pour les entreprises établies aux États-Unis qui a été reconnu par la Commission européenne comme offrant une garantie juridique pour le transfert de données personnelles par une entité européenne vers  des entreprises établies aux États-Unis. Pour en plus savoir plus sur le Privacy Shield, cliquez ici
Sous-traitant Facebook Lead Etats-Unis Publicités à formulaire Facebook a adhéré et respecte les principes Privacy Shield. Il s’agit d’un mécanisme d’auto-certification pour les entreprises établies aux États-Unis qui a été reconnu par la Commission européenne comme offrant une garantie juridique pour le transfert de données personnelles par une entité européenne vers  des entreprises établies aux États-Unis. Pour en plus savoir plus sur le Privacy Shield, cliquez ici
Partenaires Le partenaire varie en fonction du choix de séjour et de destination, ses coordonnées seront reprises dans le document de voyage transmis avant le départ du Participant. Hors UE Partenaires locaux intervenant en vue de co-organiser ou de faciliter notre activité dans le cadre de l’organisation de nos programmes et séjours

Nous transférons vos données personnelles et/ou octroyons l’accès à celles-ci à un partenaire situé dans un Etat non membre de l’EEE uniquement si :


(1) il se situe dans un Etat qui assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne
(2) des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément au GDPR
(3) le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu avec Vous ou à la mise en oeuvre de mesures précontractuelles prises à Votre demande ou que ou
(4) Vous y avez consenti explicitement.

Pour obtenir plus d’informations et/ou une copie des garanties prises, il vous suffit de nous adresser un email à dataprotection@wep.org en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « transferts hors UE : données personnelles ». N’oubliez pas également de préciser dans le corps de votre e-mail les renseignements exacts que vous désirez obtenir.

 

 

8/ Vous souhaitez nous contacter à propos de la présente Charte de protection de vos données personnelles et/ou introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données ?

► Vous avez une question ou bien une suggestion concernant la présente Charte de protection de vos données personnelles ?

N’hésitez pas à nous en faire part en nous contactant à cette adresse dataprotection@wep.org, ou par courrier à : Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles, Belgique. Nous serons ravis de vous lire et nous nous ferons un plaisir de vous répondre dans les meilleurs délais.

► Vous estimez que nous ne protégeons pas suffisamment vos données personnelles ?

Si vous considérez que WEP ne traite pas vos données personnelles conformément au GDPR et à la loi nationale applicable en la matière, n’hésitez pas à nous en faire part en nous contactant à cette adresse dataprotection@wep.org, ou par courrier à : Rue Neck, 24 à 1081 Bruxelles, Belgique. En toute hypothèse, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de :

  • L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel vous résidez de manière habituelle, ou
  • L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel vous travaillez, ou
  • L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel la violation du GDPR a été commise.  

► Introduire une plainte auprès de la Commission vie privée (CPVP), l’autorité belge de protection des données

 

9/ Comment savoir que la présente Charte de protection de vos données personnelles a été modifiée ? 

La présente Charte de protection de vos données personnelles peut être modifiée à tout moment, notamment pour tenir compte d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires et de l’évolution de nos services. Les modifications importantes apportées seront notifiées via notre site web ou par email, dans la mesure du possible, trente jours au moins avant leur entrée en vigueur.

Lorsque nous publierons des modifications de la présente Charte, nous réviserons la date de « dernière mise à jour » en haut de la politique de confidentialité et décrirons les changements dans la page « Historique des modifications ». Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Charte pour savoir comment WEP protège vos données personnelles.

 

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